La necesidad de documentar los impagos

La necesidad de documentar los impagos

¿Cómo documentar las operaciones mercantiles?

 

Sabemos que es un tema recurrente y mil veces comentado, pero seguimos tropezando en la misma piedra.

 

¿Cuánto tiempo y dinero nos ahorraríamos si las operaciones mercantiles estuvieran bien documentadas? Espero que esta pregunta nos ayude a reflexionar acerca de lo importante que es documentar correctamente las operaciones con terceros, por cuestiones de calidad, reclamaciones y evitar “sorpresas” como por ejemplo, si tengo que reclamar un impago; no solo ante el deudor, sino también ante la aseguradora de crédito. En definitiva, no todo termina con la mera transacción de un bien o servicio.

 

Enumeremos los principales documentos que justifiquen correctamente las operaciones y que nos salvaguarden en una posible reclamación o impago. A groso modo serían los siguientes:

 

El contrato

Desde un punto de vista preventivo el contrato es el documento que permite garantizar y proteger los intereses del acreedor. El deudor se obliga al pago del importe que pueda derivarse. Es una de las formas más seguras para reclamar el pago a un moroso.

 

El presupuesto

Generalmente utilizado para los servicios. Se trata de un documento previo al contrato. Se hace constar todas las condiciones y el precio fijado. La aceptación del presupuesto por parte del cliente equivale al consentimiento.

 

La factura pro forma

La firma por el cliente de una factura pro forma aceptando precios y condiciones de pago implica la existencia de un pedido. Muy utilizado en exportación, es casi ley

 

Las condiciones generales de venta

 

Son las normas para la venta que el proveedor ha fijado y que aplica a todos los clientes. Estas condiciones se pueden incluir en el dorso de la hoja de pedido o de la propuesta de pedido o el propio albarán.

 

El pedido

Es el vínculo entre el cliente y proveedor y al que muchas empresas no dan importancia. Un pedido bien cumplimentado da una prueba al vendedor de la relación comercial. Debe tener todos los datos necesarios y firmado por el comprador: fecha, ítems, precio y muy importante, condiciones de pago

 

El albarán de entrega

Básico e importante, puesto que es el elemento clave a la hora de acreditar la existencia e importe de la deuda. El acreedor únicamente con la factura no puede demostrar la realización de la transacción comercial y necesitará siempre el albarán firmado por el cliente para sostener la factura. Hay que justificar la entrega de los bienes o la realización del servicio. En definitiva, prácticamente es el nacimiento de la obligación de pago.

 

En Abaccus insistimos mucho en la correcta documentación de las transacciones. Hemos vivido muchos casos, en los que se han perdido cientos de miles de euros por esta cuestión, como por ejemplo, siniestros rechazados por el seguro de crédito por no tener firmado un albarán o no especificar la forma de pago, entre otras cosas.

 

¿Te ha ocurrido a ti?

abaccus
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